PlanNetDSV

PlanNetDSV ist die Komponentensoftware zur effektiven Unterstützung des Registraturprozesses und der Vorgangsbearbeitung (Dokumenten- und Schriftgutverwaltung => DSV). PlanNetDSV basiert auf einer neuen offenen IT-Plattform (JAVA-Technologie), die in jede bestehende EDV-Struktur einfach und schnell integriert werden kann. Diese Lösung ist offen für zukünftige Entwicklungen. Dazu gehört die Möglichkeit eines Zugriffs über den Browser.

Erfassen der Kontaktdaten aller Geschäftspartner und Lieferanten und täglicher Abgleich mit Active Directory ermöglicht eine schnelle Erfassung und Zuordnung der Eingang und Ausgangspost bzw. der internen Verteilungen.

Mit PlanNetDSV erfüllen Sie problemlos alle Aufgaben in der Verwaltung Ihres Aktenbestandes (Unterstützung eines landeseinheitlichen Aktenplans (LAP) sowie der Objektaktenpläne (OAP)). Die Metadaten der Dokumente, Vorgänge und Akten werden in der Datenbank aufgenommen. Elektronische Dokumente wie z. B. Word-, Excel- und Mail- Dateien werden in einem in einem geschützten File-Server abgelegt.

Der Aktenplan und der Aktenbestand wurden entsprechend ihrer Hierarchie in Baumstrukturen analog dem Explorer abgebildet. Mit der Registratur von neuen Dokumenten (Eingang, Ausgang, Intern) baut sich der Baum aus Akte und Vorgang stetig auf. Automatische Benachrichtigungen neu registrierter Dokumente über E-Mail und Nachrichten sind Bestandteil der Lösung. Alle Kommunikationsvorgänge eines registrierten Dokuments können über das Nachrichtencenter jederzeit eingesehen und nachvollzogen werden.

Von großer Bedeutung ist das hinterlegte Rechte- und Rollenkonzept. Alle Benutzer von PlanNetDSV haben mit Ihrer Kennung auch eine Rolle zugewiesen bekommen. Die Rolle definiert den erlaubten Funktionssatz. Rechte sind mit Akte, Vorgang und Dokument verbunden, so dass die Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Akten, Vorgänge und Dokumente für einen Nutzerkreis umsetzbar ist.

Umfangreiche Recherche nach Stichworten und Aktenzeichen, nach Autor und Empfängern ermöglichen den schnellen Zugriff auf die benötigten Akten und das nachvollziehen der damit verbundenen Vorgänge. Die integrierte Volltextsuche unterstützt das Auffinden von registrierten Dokumenten nach unterschiedlichen freiwählbaren Begriffen.

Die Vorgangsbearbeitung wird durch das integrierte Nachrichtsystem, Wiedervorlagen, Aufgaben-, Freigaben- und Terminmanagement erleichtert und für die Verantwortlichen transparent gestaltet.

Alle Registrierungs- und Umrerigistrierungsvorgänge sind selbstverständlich protokolliert.